Onderzoek: de tijdsbesteding van een CEO

Protime Manager Tijd

Origineel: Managementsite.nl
Schrijver: Lucas Polman

Laatst las ik de column van Peter de Waard in de Volkskrant over een onderzoek door Harvard Business Review. Het onderzoek ging over de tijdsbesteding van CEO’s. De CEO’s die deelnamen aan het onderzoek geven leiding aan grote corporaties en deden ieder kwartier verslag van hun werkzaamheden. Dit leverde interessante resultaten op. Zo werken de leiders gemiddeld 75 uur per week verdeeld over alle zeven dagen en spenderen zij een derde van hun tijd aan vergaderingen. 37 vergaderingen per week, om precies te zijn. Die overigens lang niet altijd wat opleveren. Zouden zij zich voor dit onderzoek al realiseren dat ze zo veel tijd kwijt waren aan eindeloze vergaderingen? Of was dit ook voor hen een verrassing?

Lang vergaderen

In de column in de Volkskrant stond tevens dat CEO’s het lastig vinden om kort te vergaderen, ook als zij niet de gehele vergadering nodig zijn. Ze kunnen het dus niet opbrengen om de vergadering eerder te verlaten. Het gevolg is dus dat je een derde van je dag/week/maand spendeert in meetings die je ook in de helft van de tijd had kunnen voltooien. Uit onderzoek onder werknemers naar kwaliteit op de werkvloer blijkt dat 31 procent van het personeel veel tijd kwijt is aan nutteloze vergaderingen. Slecht nieuws dus voor vergaderingen. Kennelijk zit het ons allemaal dwars.

Lang mailen

Daarnaast bleek uit het onderzoek van Harvard dat de CEO’s bijna een kwart (24%) van hun tijd kwijt zijn aan elektronische communicatie. Dan gaat het met name om de mailbox bijhouden. Bij werknemers ligt dit percentage nog hoger. Het onderzoek onder werknemers leert ons namelijk dat 41 procent meent dat er veel tijd verloren gaat aan onderlinge communicatie. Waarom moet je nog zoveel mailen, als je al de halve dag met elkaar in een vergadering zit? Dat moet toch efficiënter kunnen.

Weinig contact

Tot slot bericht de Volkskrant dat slechts zes procent van de kostbare tijd van de CEO’s besteed wordt aan face-to-face meetings en contact met medewerkers op de werkvloer. Dat is zonde, want juist dat contact met de medewerkers op de vloer is belangrijk voor de leider van het bedrijf.

Inzicht in je tijdsbesteding kan heel waardevol zijn, maar het kan je dus ook negatief verrassen. De truc is dan om die verrassing om te buigen tot iets positiefs. Reden om jouw tijdsbesteding en die van de medewerkers eens goed onder de loep te nemen en in actie te komen!

Verbluffend resultaat

Tijdregistratie kan inzicht bieden in de (scheve) verhouding van activiteiten en een mooie aanleiding zijn om de boel eens op de schop te gooien. Als je tot je spijt ontdekt dat je de helft van je tijd in zinloze vergaderingen doorbrengt, kun je er wat aan doen en je tijd besteden aan meer belangrijke dingen. Zoals het contact met je personeel, of het nadenken over de visie en strategie, iets waar CEO’s volgens de column ook maar nauwelijks aan toe zouden komen. Overigens geldt dit niet alleen voor CEO’s, de rest van de organisatie is ook gebaat bij beter inzicht over de tijdsbesteding.

Krijg meer inzicht, herzie je planning en verdeel je kostbare aandacht over zaken die er écht toe doen. Zo verbeter je de kwaliteit op de werkvloer!