Waarom managers moeten stoppen met het jaarlijkse functioneringsgesprek

Protime in MT

Origineel bericht: MT.nl
Schrijver: Lotte Elbrink

Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat het functioneringsgesprek weer voor de deur staat. Ruim een derde van de werknemers vindt deze jaarlijkse evaluaties stressvol, zo blijkt uit onderzoek van softwarebedrijf Protime. ‘Bedrijven moeten de eenmalige jaarlijkse gesprekken afschaffen en er een coachend proces van maken’, zegt Protime-directeur Lucas Polman.

Het functioneringsgesprek is een stressvolle aangelegenheid, dat geeft een derde van de bevraagde duizend medewerkers aan. Er hangt veel van het gesprek af en doordat dergelijke gesprekken maar één keer per jaar plaatsvinden, is het volgens Polman lastig om het hele jaar goed te evalueren. Daarnaast krijgt 28 procent van de werknemers vooral negatieve feedback voor de kiezen, slechts in 16 procent wordt er gefocust op talent en kwaliteiten. ‘Logisch dat medewerkers daar wakker van liggen.’

Korte gesprekken

Bijna de helft van de ondervraagden heeft maar één keer per jaar een functioneringsgesprek. ‘Willen we die gesprekken minder stressvol maken, dan moeten managers van de functioneringsgesprekken een coachend proces maken en vaker met hun medewerkers om de tafel’, zegt Polman. ‘Niet jaarlijks een grote evaluatie, maar het hele jaar door kleine coachende gesprekken.’

Bij Protime hebben medewerkers bijvoorbeeld één keer in de twee weken een kort en bondig gesprek met hun manager. Daarnaast wordt er met iedere werknemer bij de start van het jaar een groot coachingsplan met concrete doelen gemaakt. Vervolgens vindt er iedere twee weken een gesprek van maximaal 25 minuten plaats en aan het einde van het jaar blikken manager en medewerker terug. Bijkomend voordeel van de continue coaching: de medewerker voelt zich meer betrokken.

Motiverend gesprek

Daarnaast vindt Polman dat managers in de gesprekken meer moeten focussen op talentontwikkeling. ‘Het is de taak van de manager om samen met de medewerker doelen te formuleren en een plan te maken. Zet een duidelijke stip aan de horizon waar je samen naartoe werkt, met regelmatig korte gesprekken om de doelen up-to-date te houden. Richt je daarbij niet alleen op verbeterpunten en zwaktes, uitgangspunt is dat de gesprekken moeten motiveren.’

Positieve aandacht werkt volgens Henk Jan Kamsteeg, schrijver van het boek ‘De kracht van het compliment’, inderdaad een stuk motiverender dan het wijzen op zwaktes. ‘Wijs je medewerkers alleen maar op de verbeterpunten, dan zal die persoon nooit echt tot bloei komen’, vertelt hij in een eerder interview met MT. ‘Positieve feedback helpt medewerkers daarentegen wél uit te blinken in hun werk. Want uit onderzoek naar wat medewerkers motiveert om hun werk goed te doen, blijkt interessant werk op nummer één te staan en erkenning op twee.’

Burn-out

Medewerkers die actief bezig zijn met hun ontwikkeling lopen ook minder risico op een burn-out. ‘Een burn-out komt niet van te veel of te hard werken, maar van stilstaan en jezelf niet meer ontwikkelen’, zo vertelt Harvard-professor Robert Kegan in een interview met MT. Mensen hebben het nodig om aan zichzelf te werken, als werkgever ben je daar deels verantwoordelijk voor.’

Interactie

Tot slot tipt Polman dan managers moeten zorgen voor genoeg interactie. ‘Waak voor eenrichtingsverkeer. Een groot deel van de medewerkers vindt namelijk dat hun manager onrealistische doelen stelt. Managers hebben op hun beurt vaak geen goed beeld van wat een medewerker allemaal op een dag doet. Goed samenwerken helpt bij het stellen van realistische doelen en voorkomt miscommunicatie.’