Tijdregistratie in de cloud

Steeds meer bedrijven kiezen voor tijdregistratie in de cloud van Protime. Wat zijn onze ervaringen met cloudsoftware? Wat zijn de voordelen van tijdregistratie in de cloud? En zijn er nadelen of redenen om niet voor tijdregistratie software in de cloud te kiezen? In dit artikel worden de verschillen tussen On-premises (eigen IT-omgeving, geen cloud) en SaaS (software as a service, cloud) uitgelegd.

De cloud is niet meer weg te denken uit ons zakelijk, maar ook privéleven. Microsoft Office 365 werkt vanuit de cloud, net als de Adobe Creative Cloud. Google heeft met de Chromebook laptops een product op de markt gebracht wat zonder de cloud niet functioneert. Met de opkomst van de smartphone is de cloud groter en groter geworden. Apps zijn probleemloos gesynct tussen PC, laptop, tablet en telefoon. Foto’s, email en documenten kan je altijd en overal terugvinden, zolang er maar een internetverbinding is. Nog zo'n voorbeeld is Protime 360, onze online samenwerkingstool.

De cloud is er, en dat brengt mogelijkheden met zich mee. Cloud computing is niets anders dan dataverwerking via het internet.

De cloud zit al 14 jaar in ons DNA

Protime had nooit geweest wat het vandaag-de-dag is zonder tijdregistratie in de cloud. Niet alleen was Protime het eerste tijdregistratiebedrijf wat haar software baseerde op Windows in plaats van MS-DOS, in 2003 bracht Protime als eerste de mogelijkheid om te kiezen voor tijdregistratie in de cloud. Het was, na Windows-based software, de tweede grote innovatie van Protime.

Tijdregistratie in de cloud, ofwel Protime e-Premium of SaaS, is een belangrijke pijler van Protime. Het merendeel van de ProTime-gebruikers werkt in de cloud. Ruim 80% van de Protime gebruikers kiest voor hosting! Dankzij bijna 15 jaar ervaring in de cloud is Protime bekend met de voordelen en de nadelen van tijdregistratie in de cloud.

Voordelen tijdregistratie software in de cloud

Altijd de nieuwste versie! Tijdregistratie in de cloud brengt veel voordelen met zich mee. Zo is het voor bedrijven niet meer nodig om een complexe en dure IT-omgeving te voorzien, of moet er een specialist voor aangenomen worden. Nog een aantal voordelen van Protime tijdregistratie software zijn:

  • Updates en upgrades zijn gratis
  • Updates en upgrades gaan automatisch
  • 99,999% van het jaar beschikbaar
  • Lagere kosten voor interne IT-support
  • Gemakkelijke schaalbaarheid van gebruikers
  • Back-ups op meerdere beveiligde locaties
  • Hosting door Protime
  • Geen betalend SLA contract meer
  • Wij doen de beveiliging (en met 14 jaar cloud-ervaring zit dat wel goed!)

En zo zijn er meer voordelen. Doordat ‘alles’ via internet loopt, is er geen vaste locatie meer nodig om de data te verwerken. Zo kan de verantwoordelijke medewerker vanuit huis werken, of kan een helpdeskmedewerker van afstand voor een oplossing zorgen. Het is ook mogelijk dat Protime op afstand het grootste deel van de tijdregistratie software implementeert. Hierdoor kan er effectiever gewerkt worden, waardoor er bespaard wordt op implementatietijd en -kosten.

Waarom kiezen voor Client-Server tijdregistratie

Ofwel, waarom zou je niet kiezen voor tijdregistratie in een cloudomgeving. Natuurlijk is het ook mogelijk om te kiezen voor Protime tijdregistratie op Client Server. Hierbij draait de software op een eigen server. Ondanks het feit dat steeds meer bedrijven kiezen voor tijdregistratie in de cloud, zijn er toch legitieme redenen om het niet te doen.

  • Er is een policy zijn om alle data in house te houden waarbij kritische en niet-kritische informatie op eigen servers moet worden opgeslagen
  • Ook al is Protime aan zeer veel andere systemen te koppelen, bij een zeer complexe interface (bij veel maatwerk) kan een client-server omgeving soms wenselijk zijn
  • Er is al een complete infrastructuur beschikbaar waar tijdregistratie op kan draaien (server/it-specialisten/licenties/onderhoudscontracten)

Hoe werkt tijdregistratie in de cloud?

Tijdregistratie in de SaaS omgeving werkt niet veel anders dan het opslaan van een document in een cloudomgeving. Een tijdsboeking wordt ‘gesaved’ en automatisch weggeschreven, de cloud in. Wordt daarna het programma van Protime via het online portaal geopend, dan staat de boeking op de juiste plek, zonder enige vertraging. 

Boekingen worden via verschillende kanalen verzameld (registratielezers, kassasystemen, online, via terminals, enz.) en worden vervolgens in de beveiligde cloud opgeslagen. De cloud wordt aangestuurd door de Protime Datacenters.

Hoe veilig is de cloud voor tijdregistratie software?

In twee woorden: erg veilig. Zoals op de afbeelding staat zit er tussen de computer en de cloud een beveiliging (zowel fysiek als technisch).

Fysieke bescherming
Doordat de informatie niet opgeslagen wordt op een laptop, welke kan kwijtraken of beschadigen, maar op externe servers die via internet te benaderen zijn, is de informatie altijd beschikbaar. Nu zou het kunnen zijn dat er iets met een van onze datacenters gebeurt. Zelfs dan hoeft u zich geen zorgen te maken, want alle informatie wordt dubbel opgeslagen en er worden dagelijks meerdere backups gemaakt.

Technische bescherming
Natuurlijk is het systeem voorzien van allerlei soorten beveiligingen. Er draaien tal van virusscanners, spam-scanners, maar ook veel dieperliggende beveiligingen. Op die manier is de cloud niet binnen te dringen door mensen die kwaad in de zin hebben.

Is er dan geen gevaar?
De cloud is veiliger dan de laptop of telefoon. Toch is er een overeenkomst. Als iemand uw wachtwoord kent kan deze bij uw gegevens… Goed opletten dus!

Blog

Parkeergigant Indigo Park kiest voor social software van Protime

Protime 360 is een zogenaamde ‘social software’ oplossing van Protime. Hierin kunnen o.a. de strategische doelstellingen van Indigo Park gemakkelijk worden opgevolgd en zijn medewerkers veel beter geïnformeerd!

Blog

HR in Banksector: Business partner of niet?

Trends en Realiteit

Hoe vertalen HR-trends zich in de realiteit? Eric Lemage, business coach voor Protime, is altijd opzoek naar de zin en onzin van HR-trends in de praktijk. Dit keer een interview met de HR-directeur van een bank in de Benelux.