Tijdregistratie: de sterkste schakel in je HR-processen

De term tijdregistratie wordt nog vaak geassocieerd met ouderwetse prikklokken die in het verleden bij de ingang van het kantoor of de fabriekshal hingen. Het roept bij velen een gevoel van controle op. Het negatieve sentiment rondom tijdregistratie wordt steeds meer verdrongen door een positief gevoel. Tijdregistratie staat juist gelijk aan het streven naar werkplezier, efficiency én het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Overal werken

Langzaam maar zeker verleggen managers accenten in de manier waarop zij hun team en mensen aansturen. Tot voor kort stuurden zij veelal op aanwezigheid, in het verlengde van de oude prikklok-gedachte. Maar het enige wat je dan weet is hoe lang iemand ‘binnen’ is. Je weet niet hoeveel tijd er is besteed aan daadwerkelijk het werk, laat staan hoe productief diegene is geweest.

Hoewel deze aanpak diep is geworteld in de heersende managementstructuren, zie je dat de focus is verlegd naar sturen op output. Het is een logische ontwikkeling. Nieuwe managers hebben een andere kijk op werk en de indeling daarvan. Flexibiliteit neemt hier een centrale rol in.

Kijk alleen maar naar de wijze waarop we de werkdag beginnen. We hoeven niet allemaal meer om half negen achter een scherm op een kantoor te zitten. Dat lukt de meesten van ons ook niet meer met het dichtslibbende wegennet. We werken steeds meer in de cloud en mobiel en kunnen dus overal ons werk doen.

Sturen op output

Het sturen op output gaat hand in hand met slimme oplossingen voor tijdregistratie. De nadruk ligt hierbij meer op het concept ‘tijd’ in plaats van ‘controle’. In tijdregistratiesoftware kun je vooraf tal van business rules definiëren die gerelateerd zijn aan het rooster en de planning van bepaalde medewerkers.

Op basis van geldende wet- en regelgeving worden alle aan- en afwezigheden geregistreerd en automatisch verwerkt. De naadloze koppeling met de salarisadministratie zorgt voor de vertaalslag van tijd naar geld. Dit is bijvoorbeeld een oplossing voor het bijhouden van uren van flexibele krachten. Dit geldt ook voor de koppeling met een externe salarisverwerker. De tijdregistratie-oplossing bereidt zo de volledige vertaalslag van tijd naar geld voor.

Bron van irritatie

Zoals gezegd, legt de tijdregistratie-oplossing niet alleen aanwezigheid vast maar -juist- ook áfwezigheid. Denk aan verlof of verzuim, wat in beide gevallen gepaard gaat met sociale wetgeving en impact heeft op de salarisverwerking. Door ook in deze gevallen wettelijke regels te vertalen naar business rules in je tijdregistratiesoftware, kun je veel handelingen automatiseren.

Zonder een geïntegreerde oplossing voor je tijdregistratie gaat de verwerking en vastlegging van ziekmeldingen en verlofaanvragen via verschillende schijven - HR en de team- of lijnmanager - en dan vaak ook nog op allerlei verschillende manieren zoals appjes, mailtjes, post-it memo’s en telefoontjes.

Een omslachtig en foutgevoelig proces en voor alle betrokkenen een bron van irritatie die leidt tot foute loonberekeningen en verlofsaldi. En dan is ook nog eens de personeelsplanning niet optimaal en dat heeft directe consequenties voor het bedrijfsresultaat.

Weg met Excel-lijstjes!

Daarmee raken we direct een gevoelige snaar: de personeelsplanning. De tijd dat je de gewerkte uren en de te werken uren kon bijhouden in een Excel-document is echt voorbij. Het plannen van de juiste mensen op de juiste klus gaat verder dan het selecteren van expertise, vaardigheden en beschikbaarheid.

Je moet ook rekening houden met branchespecifieke regels en certificeringen. Voor sommige taken is het vereist dat medewerkers bepaalde opleidingen of trainingen voltooid hebben. Een tijdregistratieapplicatie helpt je hierbij, zodat je afscheid kunt nemen van die Excel-lijstjes.

Je zet hiermee nieuwe stappen om bedrijfsprocessen verder te professionaliseren. Dit zorgt dat mensen hun werk efficiënt kunnen uitvoeren. Ze worden altijd op de juiste werkzaamheden ingeroosterd, automatisch rekening houdend met hun specifieke kennis, vaardigheden, opleidingsniveau en arbeidsvoorwaarden. Zo kun je als bedrijf veel flexibeler te werk gaan en dat is richting klanten altijd een beter uitgangspunt.

Kritische bedrijfsprocessen

Kijkend naar kritische bedrijfsprocessen zoals planning en klantbenadering, dan is de relatie tussen flexibele bedrijfsvoering en tijdregistratie meteen duidelijk. Het is een onmisbaar onderdeel van je flexibele bezetting nu en je strategische personeelsplanning in de toekomst met de zekerheid van compliancy. Je voldoet automatisch altijd aan alle geldende wet- en regelgeving en je geeft een impuls aan primaire bedrijfsprocessen.

Deze en andere conclusies zijn gebundeld in een praktisch paper van Protime ‘De snelste weg naar flexibiliteit’ die je gratis kan downloaden.