Planning en realisatie optimaal verbinden

Expertise wordt steeds schaarser, marges worden steeds kleiner. Dus wil je nú efficiënter en slimmer gaan werken. Je wilt af van plannen in Excel en wilt omslachtige tijdregistratie en de bijbehorende salarisrun stroomlijnen. Daar zijn tegenwoordig uitstekende tools voor beschikbaar. Zo biedt ORTEC top of the bill planningssoftware. En voor tijdregistratie en -administratie moet je natuurlijk bij ons zijn. De software van Protime en ORTEC vullen elkaar ook nog eens perfect aan. Bovendien kun je ze nu tegelijkertijd implementeren, naadloos op elkaar, én op je bestaande systemen afgestemd.

Steeds vaker komt het voor dat organisaties zowel planningssoftware van ORTEC als tijdregistratie van Protime gebruiken. Wanneer onze consultants de implementatie van Protime voorbereiden, horen we klanten vaak lovend over ORTEC. Het verzoek luidt vrijwel altijd om onze urenregistratie naadloos aan hun planningen te koppelen. Andersom blijkt ook het geval, consultants van ORTEC krijgen steevast het verzoek om hun software te verbinden aan ProTime. Eigenlijk is dat ook heel logisch, onze producten zijn inhoudelijk complementair, technisch goed verzorgd en het gebruiksgemak staat voorop. Het voelt bijna als één.

Gelijktijdig implementeren

Daarop besloten onze consultants de handen ineen te slaan. Want waarom pas achteraf de software integreren? Als we het vooraf verbinden, profiteren we optimaal van elkaars functionaliteiten. Dat gaat als volgt:

We starten met drie partijen aan de tekentafel, ORTEC, Protime en de klant. Met de beschikbare technologie in de organisatie als uitgangspunt – bijvoorbeeld SAP of AFAS – schetsen we de ideale werksituatie. Zo nauwkeurig mogelijk geven we de gewenste dagelijkse werkprocessen vorm. Zoals welke informatie benodigd is en waar die vandaan kan komen. In welk systeem we de mutaties opslaan en hoe we dat terugkoppelen naar de basisadministratie. Elke handeling en elke gewenste koppeling leggen we vast. Vervolgens bepalen we op welke manier we de gegevensuitwisseling technisch het beste kunnen realiseren.

Aan deze tekentafel boeken we ontzettend veel winst. Om een voorbeeld te geven: voor een goede tijdregistratie zijn bepaalde gegevens nodig uit het werkrooster. Vrijwel identieke gegevens zijn nodig voor de planning. Die data halen we nu samen op, we hoeven maar één keer over dit proces na te denken en hoeven technisch maar één actie uit te voeren. Tegelijk is er veel meer te kiezen. Want we kunnen nu samen besluiten in welk systeem – de eigen HR-administratie, ProTime of ORTEC – we een bepaald deelproces onderbrengen, bijvoorbeeld verlofregistratie. Samen kiezen we hoe we dit proces technisch optimaal inrichten, waarbij we de mogelijkheden van ICT optimaal benutten. Dat klinkt logisch, maar als we achteraf pas systemen koppelen, zijn dergelijke keuzes vaak al gemaakt en is de organisatie eraan gewend geraakt en wellicht zijn er weer andere tools aan verbonden. Dat verander je niet zomaar meer. Dan blijf je dus werken in een suboptimale oplossing.

En er nóg een groot voordeel: ORTEC en Protime zorgen er samen voor dat er slechts één implementatie benodigd is. Eenmaal een – minimale – verstoring van de operatie, eventueel gevolgd door training of werkinstructie. Zo minimaliseren we eventueel productiviteitsverlies. En medewerkers hoeven zich maar eenmaal nieuwe oplossingen eigen te maken. Zo is de gezamenlijke implementatie van ORTEC en Protime in allerlei opzichten wel zo efficiënt.

Resultaat

Het resultaat van deze gelijktijdige implementatie is dat je voortaan werkt met de beste tool voor planning én met de beste voor tijdregistratie. Dat scheelt je een berg aan (hand)werk, er worden aanzienlijk minder fouten gemaakt en er is veel meer stuurinformatie beschikbaar waarop je acuut kunt bijsturen. De dagelijkse operatie zal voortaan aanzienlijk effectiever functioneren, gesteund door gebruiksvriendelijke en praktische technologie.

Professionele planning

Voor alle afdelingen en alle teams plan je in één systeem. Over de hele organisatie werk je met een uniforme en efficiënte werkwijze, en je krijgt organisatie-brede inzichten. Ook zijn ze beter uitwisselbaar met andere teams, afdelingen en wellicht zelfs locaties, mocht dat eens nodig zijn. Over- en onderbezetting zijn vooraf helder inzichtelijk, wat veel scheelt in de werkdruk en in de marges. Wat ook veel scheelt is de integratie van je planning met uitzendbureaus, daar heb je geen omkijken meer naar. Daarnaast worden medewerkers actiever betrokken, ze krijgen een bericht wanneer een dienst wijzigt en ze kunnen zelf een dienst ruilen of roosteren. Tot slot profiteer je van de rekenkracht van de software: je kunt bijvoorbeeld automatisch personeel plannen op basis van kwalificaties of analyses.

  • Plan zoals je wilt met basisrooster, perioderooster, vraaggestuurd of zelfroosteren
  • Ondersteuning dagroosters met bijvoorbeeld de taken per persoon per productielijn
  • Employee Self Service App waarmee medewerkers zelf diensten kunnen ruilen, verlof aanvragen of kunnen bieden op diensten bijvoorbeeld bij overwerk of extra openingsuren
  • Beheer het verloftegoed van de medewerker
  • Uitgebreide rekenregels om het urensaldo van medewerkers te monitoren

Professionele tijdregistratie en -administratie

Al je mensen krijgen een badge waarmee ze in- en uitchecken. Met de registratie wordt direct alle administratie automatisch geregeld. Je medewerkers krijgen allemaal een selfservice-omgeving waarin ze zelf hun opgebouwde saldi inzien, zoals de gewerkte of verlofuren, maar bijvoorbeeld ook handig om ‘tijd voor tijd’ te administreren – extra diensten die men later kan inruilen voor verlof. Ook de administratie van overwerk, het proces van verlof aanvragen en toegangscontrole voor bepaalde opslagruimten zijn in een handomdraai geregeld. En het mooiste van allemaal: alle HR-administratie die verbonden is aan de gewerkte uren – van uitzendkrachten, zzp-ers of van oude vertrouwde vaste dienstverbanden – wordt automatisch geregeld. Protime legt een koppeling met externe uitzend- en payrollsystemen en met je eigen HR-systeem. De salarisrun is in een mum van tijd geregeld.

  • Mogelijkheid om in- en uit te klokken, inclusief toegangscontrole
  • Uitgebreide controlemogelijkheden, zoals de ATW-controle waarna de gerealiseerde uren direct in ORTEC komen te staan
  • Automatische verloningsberekening, zoals onregelmatigheidstoeslag en overwerk
  • Koppeling met salarispakket
  • Kan de meest complexe arbeidsregels aan, uiterst configureerbaar

1 + 1 = 3

Zowel planning als realisatie zijn volledig ondergebracht in hetzelfde systeem. Dat data van beide processen komen in één bron beschikbaar voor analyse. Dat maakt veel mogelijk. Zo kun je eenvoudiger rapporteren of een geautomatiseerde controle uitvoeren tussen planning en realisatie. Zodat je opkomst, meerwerk en overwerk zorgvuldig in kaart hebt. Ook kun je de resultaten bij bepaalde teamsamenstellingen analyseren en daarmee de planning verder optimaliseren.

External Blog

IT bij Nederlandse productiebedrijven vaak outdated – Welke kansen laat men liggen?

Nederlandse productiebedrijven worden geroemd om hun hoge kwaliteit en indrukwekkende efficiëntie. Toch moet me iets van het hart: IT draagt daar opmerkelijk weinig aan bij. Hoe kan dat toch? Een korte verkenning van de kansen.

News

Persbericht: ORTEC en Protime gaan partnership aan

Protime, specialist in Workforce Management, gaat een partnership aan met ORTEC in de Benelux, partner in datagedreven besluitvorming en onder andere leverancier van Workforce Scheduling software.