Maak je druk over werkdruk

Maak je druk over werkdruk - Protime

Origineel bericht: PW.
Schrijvers: Raet, Protime, Unique

De economie trekt aan en Nederlanders zijn meer tevreden over hun baan dan drie jaar geleden. De afgelopen drie jaar is de tevredenheid met ruim 30 procent gestegen. Tegelijkertijd ervaren veel medewerkers werkdruk. Drie experts delen hun tips over wat de medewerker kan doen om werkdruk te verminderen.

Uit het jaarlijkse HR Benchmarkonderzoek van Raet blijkt dat medewerkers met meer energie naar hun werk gaan, zich er prettiger voelen en de huidige rol goed vinden passen bij hun talenten. Ondanks dat medewerkers zeer tevreden zijn, kampen veel bedrijven in verschillende sectoren met werkdruk. Medewerkers krijgen hun werk niet op tijd af, checken op ongewone momenten hun werkmail of kunnen niet de gewenste kwaliteit leveren.

Gezonde werk-privébalans vereist

Volgens manager Service Center Joke van der Velpen van Raet is een gezonde balans tussen werk en privé een vereiste: “Voel je als medewerker de druk om ’s avonds nog te reageren op een belangrijke e-mail? Kaart het dan aan voordat het escaleert. Vertel wat het met je doet, bijvoorbeeld dat het je nerveus maakt.”

Van der Velpen benadrukt wel dat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid – van zowel medewerker als werkgever – is: “Werkgevers moeten niet verwachten dat er direct gereageerd wordt vanuit een medewerker, zeker niet ’s avonds laat. Zorg voor goede afspraken van beide kanten. Wanneer de verwachtingen over en weer duidelijk zijn, is dat al een stressfactor minder.”

Slim plannen door meer inzicht

Naast het duidelijk met elkaar communiceren kan ook technologie kan grote rol spelen in het terugdringen van werkdruk. Lucas Polman, directeur bij Protime Nederland, vertelt hoe technologie helpt om de werkdruk in kaart te brengen en beter te verdelen over het menselijk kapitaal.

Technologie kan helpen om werkdruk te kwantificeren. Probeer allereerst om de werkdruk inzichtelijk te maken. Dit kan door te registreren hoeveel tijd er waaraan besteed wordt, en door hoeveel medewerkers dit wordt gedaan. Dit is mogelijk per project of heel specifiek per opdracht. Met de juiste software is het zelfs mogelijk om de tijd van een taak op een bepaalde locatie vast te leggen.”

Realistisch beeld

Deze gegevens bieden je een realistisch beeld van de duur van de taken van medewerkers, zegt Polman. “Dit inzicht helpt je om een goed afgestemde personeelsplanning te maken. Je weet precies hoeveel medewerkers je nu en in de toekomst nodig hebt om alle werkzaamheden binnen de beschikbare tijd uit te voeren. Als je bijvoorbeeld ziet dat je capaciteit te kort gaat komen en de werkdruk dus omhoog gaat, kun je een beroep te doen op de flexibele schil. Zo anticipeer je op de werkdruk die komen gaat en verdeel je dit beter over de medewerkers. Zet dus technologie in voor meer inzicht, een goede personeelsplanning en het optimaal inzetten van het menselijk kapitaal.”

Prioriteiten stellen

Marloes Prinsen, organisatieadviseur bij Unique, kijkt met haar expertise vanuit verschillende invalshoeken naar het gedrag van werknemers in hun werkomgeving. Werkdruk hoeft geen probleem te zijn, vindt Prinsen: “Bevlogen werknemers willen graag veel doen. Wanneer je een project of piek succesvol afrondt, dan geeft dat energie. Maar teveel betrokkenheid heeft een keerzijde. Je gaat sneller over je grenzen heen. Bovendien verandert de positieve stimulans die hoort bij een drukke periode op het moment dat je het gevoel krijgt dat jouw werk nergens toe leidt of dat je steeds maar door moet gaan. Dan voelt drukte ook echt als werkdruk.”

Bij twijfel vragen stellen

Werknemers moeten zich bij twijfel afvragen waarom ze iets oppakken, zegt Prinsen. “Stel jezelf de vraag: ‘moet ik dit nu doen?’ Op ieder woord in die vraag kun je de nadruk leggen. Moet iets daadwerkelijk gebeuren en ben jij dan de juiste persoon om het te gaan doen? En is ‘dit’ ook daadwerkelijk hetgeen dat nodig is, op dit moment? Of kan het ook een andere keer? Het gaat erom dat je de goede dingen doet, en dat hoeft niet te betekenen dat alles altijd af is.”

Herstellen van leuke werkdruk

En wat nu als je steeds druk bent, maar wel met leuke projecten? Prinsen: “Neem dan ook de tijd om te ‘herstellen’ van de drukte. Bijvoorbeeld door die sportsessie overdag in te halen die je miste omdat je ‘s avonds doorwerkte. Of ga een middag eerder naar huis. Dan wissel je drukte en pieken af met herstel. Chronische drukte is voor niemand positief. En jouw collega’s willen ook graag dat je bevlogen blijft samenwerken, net als jij.”

Actie ondernemen

Dat de maatschappij verandert en er meer verwacht wordt van medewerkers, kunnen we wel stellen. Toch is het als medewerker belangrijk om actie te ondernemen op het moment dat de werkdruk te hoog wordt. Loop er niet voor weg, maar maak goede afspraken maken met de werkgever, zet de juiste tooling in en stel prioriteiten.