Social media bewijzen hun nut op de werkplek

Linkedin, Twitter, Facebook, Youtube, Google+, Pinterest, Instragam, Yammer en binnenkort ook Facebook at Work... Veel werkgevers en werknemers zien door de bomen het bos niet meer. En als ze de meerwaarde van social media al zien, weten ze vaak niet waar ze moeten beginnen en hoe ze het in moeten zetten. Protimer David Sikroski legt aan de Automatiserings Gids uit hoe het moet.

Sociale media bewijzen hun nut op de werkplek

Samenwerken en kennis delen staan voorop

Sociale media blijven nog altijd bij meer dan vier op de tien ondernemingen ongebruikt voor zakelijke doeleinden, bleek onlangs uit onderzoek door Panteia in opdracht van Digivaardig & Digiveiligheid. Dit komt hoofdzakelijk omdat zij hier niet de toegevoegde waarde van inzien (53%). Een op de vijf bedrijven en ondernemers denkt dat sociale media helpen om extra omzet te genereren, maar weet niet hoe ze het effectief in kunnen zetten. Maar liefst 60% denkt dat met sociale media geen extra omzet gegenereerd kan worden.

De werkelijkheid is anders. Technologieën uit de sociale media worden meer en meer toegepast in software om kenniswerkers beter te laten samenwerken. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat bedrijven die sociale technologie op de werkvloer implementeren de productiviteit van kenniswerkers met 20 tot 25% kan toenemen.

Wat behelst die sociale technologie? ‘Sociale software op de werkplek ondersteunt medewerkers om samen te werken in teams, communities en netwerken’, schreef onderzoeksbureau Gartner eind vorig jaar. Volgens Darek Sikorski, managing partner van het Belgisch-Nederlandse softwarebedrijf Protime, is er echter nog heel wat werk te verrichten voordat Nederlandse organisaties social software massaal omarmen en ook optimaal inzetten. Hij mist bij de software vaak de link met de bijdrage aan het ondernemingsresultaat. “De uiteindelijke toegevoegde waarde is voor veel bedrijven lang niet altijd duidelijk. Als dat beter zichtbaar wordt, krijg je meer draagvlak bij het management en ook bij werknemers om social media in te zetten op de werkvloer. Bovendien gaat het om een relatief nieuwe categorie software, waar niet altijd budget voor vrij gemaakt wordt. Onbekend maakt nu eenmaal vaak onbemind. En dat is jammer.”

De nieuwe generatie kan volgens hem ontzettend waardevol zijn voor het realiseren van belangrijke bedrijfsdoelstellingen. “Mitst deze een aantal functies heeft die veel verder gaan dan bijvoorbeeld een platform als Yammer of Facebook At Work. Denk daarbij aan businessplanning, competentiemanagament, projectmanagement en urenregistratie”, vult hij aan. De waarde van sociale technologieën ligt volgens Sikorski niet alleen in het versterken van de communicatie, maar vooral ook in kennisdeling en samenwerking binnen ondernemingen. Volgens Sikorski is de penetratiegraad van technische samenwerkingsplatformen, of documentmanagmentsystemen, al wel behoorlijk. “Maar dat zijn vaak systemen die vanuit de techniek opkomen, zoals bijvoorbeeld Sharepoint. Om efficiënt samen te werken is er vaak nog een vertaalslag nodig. Iets apart daarvoor laten bouwen is vaak duur en tijdrovend. En dat moet je nog maar hopen dat de IT-afdeling maakt wat je voor ogen had.’

Alternatief voor mail

Protime richt zich van oudsher op softwareoplossingen voor tijdsregistratie, maar sinds vorig jaar biedt het ook een oplossing voor social software op de werkplek: Protime 360°. Met de software kunnen medewerkers binnen één online platform (SaaS) samenwerken, ongeacht tijdstip en locatie. Daarmee zet het Nederlands-Belgische bedrijf volop in op Het Nieuwe Werken en ‘workforce empowerment’. Sikorski: ”E-mails verlammen organisaties. Er komt geen einde aan de stroom inkomende berichten en er moet eindeloos gezocht worden naar relevante berichten. Dat is niet alleen heel onrustig voor mensen, het is ook nog eens heel erg inefficiënt. Op het moment dat je een virtuele plek waar je samen kunt werken aan projecten en activiteiten, kun je daar naartoe op het moment dat het JOU uitkomt.” In de oplossing van Protime blijft het mogelijk om te mailen, maar de software hangt e-mails aan het project waarmee je bezig bent. Het biedt zo een overzicht van alles at er gebeurt op samenwerkingsgebied voor dat project.

Hij denkt echter niet dat e-mail snel zal verdwijnen. “Mensen zijn eraan verknocht. Bovendien bestaan er onvoldoende goede alternatieven die intuitief werken. Wel moeten we leren slimmer om te gaan met mail. Dat kan deels met behulp van technologie, maar deels door de mensen te leren hoe het beter en slimmer kan.

Via Protime 360° kunnen ondernemingen ook hun doelstellingen voor hun medewerkers transparant maken op zowel teamnivaeu als individueel niveau. Dat gebeurt met behulp van een dashboard. De medewerkers werken op dit online platform samen aan activiteiten, documenten en projecten die direct bijdragen aan de doelstellingen en zoveel mogelijk zijn afgestemd op hun competenties en passies. “Enerzijds wil je teams formeren die een optimaal resultaat boeken, anderzijds wil je ook medewerkers die iets graag doen. Daar moet je een goede balans in zien te vinden. Met behulp van ons platform krijg je daar beter zicht op”, licht Sikorski toe. Bovendien kunnen verschillende processen worden gekoppeld binnen het platform, waaronder rekrutering, onboarding, competentiemanagement, projectmanagement, delen van elkaars beschikbaarheid en coaching. “We hebben er in het ontwerp, binnen de architectuur, rekening mee gehouden dat onze oplossing eenvoudig gekoppeld en geïntegreerd kan worden met andere tools, ook op het gebied van social media”, licht Sikorski toe. Dat moet volgens hem ook wel, want als al die tools losstaand worden gebruikt, dan wordt het alleen nog maar complexer en drukker in ons hoofd.

Nauwelijks trainingen

Ook Protime werkt volledig geïntegreerd met haar eigen sociale technologie. Protime 360° kent een virtuele marktplaats waar medewerkers zelf aangeven waar ze aan willen werken of welke kennis ze graag met collega’s willen delen. Protime faciliteert daarvoor op vrijwillige basis lunchsessies om bijvoorbeeld collega’s bewust te maken hoe zij het best met social software op de werkplek om kunnen gaan. Onderwerpen die aan bod komen zijn: Wanneer gebruik je het online platform en wanner e-mail? Wanneer cc je een e-mail wel en niet? Hoe vind je collega’s die je verder kunnen helpen als je vastloopt? Et cetera. Sikorski: ”Wij ondervonden dat er maar weinig relevante cursussen gegeven worden over interne samenwerking. De nadruk ligt vaak op techniek en het creëren van draagvlak daarvoor en zelden op hoe je software het beste inzet binnen de processen van je organisatie. In mijn ogen zouden trainingen juist veel meer over gedrag moeten gaan in plaats van welk vind je aan en uit moet worden gezet. De software moet voor zichzelf spreken.

Waardevolle elementen

Een aantal principes uit reguliere social media kunnen van grote toegevoegde waarde zijn voor social software binnen organisaties, aldus Darek Sikorski van Protime.

  • Tagging: Het bundelen van berichten over hetzelfde onderwerp met een zogenaamde tag, waardoor de zoekfunctionaliteit verbetert en informatie beter gefilterd kan worden en de status van werkzaamheden en verantwoordelijkheden transparanter worden.
  • Tijdlijn-interactie: E-mail wordt een op een of aan meerdere personen verstuurd. Bij social software op de werkplek worden berichten (‘posts’) echter gestructureerd op basis van een specifiek onderwerp op je tijdlijn. Dit bevordert de interactie, wat nuttig is bij projectteams. Bovendien geeft zo’n tijdlijn meer zicht op hoe een project is opgebouwd en wie welke bijdrage heeft geleverd.
  • Tijd- en plaatsonafhankelijk toegang: De data van social software op de werkplek staat in de cloud en is vanaf iedere plek, vanaf ieder apparaat, op elk gewenst tijdstip toegankelijk. Je kunt zeggen dat dat ook voor e-mail geldt, maar dat is minder overzichtelijk en niet alle informatie is altijd voor iedereen toegankelijk.
  • Crowdsourcing: Crowdsourcing kan werkgevers helen om bijdragen van medewerkers te verzamelen. Niet in financiële zin, maar in tijd die ze willen stoppen om projecten van iemand anders verder te helpen. Dit stimuleert de innovatie binnen bedrijven.
  • Formeren van tijdelijke teams: Deze ontwikkeling komt uit multiplayergames zoals World of Warcraft. Hierbij wordt er online samengewerkt om een bepaalde missie te volbrengen. Het team wordt samengesteld uit allerlei specialisten die uitlinken op verschillende terreinen. Dit is ook essentieel bij het samenstellen van projectteams op de werkvloer. Hierbij is informatie over vaardigheden, competenties en passies van medewerkers essentieel, wil je als team succesvol kunnen opereren.

 

News

Ontdek hier wat social collaboration voor u kan betekenen

Op 1 april 2015 organiseerde Protime een exclusieve avond rond het thema "Van Strategie naar Resultaat" voor CEO's in het MAS te Antwerpen.

News

Werkbaar werk

Hoe kan je werk "werkbaar" maken of houden? Volgens Peter s'Jongers van Protime biedt thuiswerk de oplossing. Hij wil het recht op thuiswerk verankerd zien in een wet.