20 jaar Protime, 20 jaar HR

Protime aan Zuidkade in Waddinxveen

Tekst: Lucas Polman

Protime bestaat 20 jaar! Dat is natuurlijk reden voor een feestje. Dit feestje hebben we inmiddels al groots gevierd met de gehele organisatie. Maar dat is ook reden om eens terug te kijken. Terug naar 20 jaar Protime, 20 jaar HR. Al bestond de term HR toen nog niet eens. Personeelszaken en P&O waren destijds gangbare termen. Niet alleen de naam is veranderd, ook de invulling van het vak is niet meer wat het was. Lucas Polman, directeur bij Protime Nederland, kijkt terug en vertelt over de evolutie van Protime en het HR-vakgebied.

Eilandautomatisering

20 jaar geleden startte ik het bedrijf Prosphera (dit werd later onderdeel van Protime) vanwege drie zaken die speelden in de markt:

  1. Ten eerste was er in vrijwel iedere organisatie sprake van eilandautomatisering. Er waren aparte softwarepakketten voor salarissen, urenregistratie en planning. Allemaal op zichzelf staande systemen die niet met elkaar verbonden waren. Dit bracht enorm veel administratie en handmatig werk met zich mee. Denk aan oneindig veel controle, lijstjes, export- en importdata en nog meer lijsten.
  2. Ten tweede draaide de geïsoleerde systemen ook nog eens verre van optimaal. Het waren geen oplossingen, maar tools. Deze tools werden door de klant zelf geïmplementeerd, terwijl ze daar niet altijd bekwaam voor waren. Het resultaat was een half-geïmplementeerde tool die niet aan de verwachtingen voldeed.
  3. Ten derde wilde men rond het jaar 2000 geen Dos-applicaties meer. Iedereen wilde overstappen naar Windows-systemen, maar die waren er toen nog niet zoveel.

Deze drie zaken samen waren voor mij genoeg om de wereld van HR in te stappen met een Windows-oplossing die organisaties helpt om hun workforce te laten floreren. Met geïntegreerde modules voor urenregistratie, salarisverwerking en planning, zodat deze aspecten in één systeem samenkomen voor de gebruiker.

Team selfservice

De millenniumovergang bracht verandering met zich mee. We zagen verschuivingen van centrale oplossingen naar decentrale oplossingen. Niet alleen de HR-afdeling, maar ook andere afdelingshoofden en teamleiders kregen de verantwoordelijkheid voor tijdregistratie, urenverwerking, het maken en bewaken van de planning, verlofaanvragen, enzovoorts. Daardoor brak het tijdperk aan van team selfservice, waarbij de teamleiders zelf eenvoudig zaken konden regelen. Door de integrale oplossing die wij boden, konden teamleiders en managers data vergelijken. Zo konden zij het ziekteverzuim per afdeling vergelijken, of zien hoe een ander de planning aanpakte. Ook werd het in- en uitlenen van medewerkers gemakkelijk: wie kan ik inzetten op welk moment? Omdat de teamleider op de vloer meer inzicht kreeg in hoe hij zijn workforce kon alloceren, werd het menselijk kapitaal optimaal ingezet.

Employee selfservice

Na team selfservice volgde employee selfservice. Medewerkers wilden namelijk meer inzicht en meer zelf regelen. In 2003 ontwikkelde we ProNet in de cloud, waardoor werknemers zelf ook altijd bij de applicatie konden. Sindsdien kunnen zij verlofaanvragen doen, diensten wisselen, hebben zij realtime inzicht in hun verlofsaldo, et cetera. Een gevolg daarvan is dat HR-verantwoordelijken minder te verduren krijgen. Zij krijgen bijvoorbeeld minder telefoontjes over verlofdagen en -uren. Werknemers kunnen dit namelijk gewoon op hun telefoon inzien. Daarnaast hebben we een module voor toegangscontrole toegevoegd aan de oplossing. Werknemers hadden vaak al een pasje voor de urenregistratie, dus deze extra functionaliteit kon relatief eenvoudig toegevoegd worden. Deze module maakt kostenplaats mogelijk, waardoor er nóg meer inzicht is in de effectiviteit van tijd op de werkvloer.

Sinds 2017 leveren we alleen nog maar SaaS-oplossingen in de cloud. In 2003 wilde slechts één op de tien mensen dit. Een oplossing in de cloud was destijds bijna té innovatief. Het voordeel van dat we er zo snel bij waren is we al in een vroeg stadium al veel ervaring opdeden. Inmiddels is het natuurlijk gemeengoed. Nu we enkel nog in de cloud leveren kunnen we bovendien geregeld updates uitvoeren. Zo blijft de oplossing zich vernieuwen en verbeteren.

Customer experience

We hebben de verschuiving gezien van selfservice voor HR, naar teamleiders en vervolgens naar de werknemers zelf. We zitten nu in het tijdperk dat customer experience belangrijk is. Werknemers moeten met zo min mogelijk moeite kunnen doen wat zij willen doen. De interactie met een applicatie moet moeiteloos zijn. Gebruikers willen een straight forward oplossing die hen meer inzicht biedt en hun werk efficiënter maakt. Een oplossing die hun tijd waardevoller maakt. En dat zie ik de komende jaren niet veranderen. Als ik een poging moet doen om een blik op de toekomst te werpen, dan denk ik dat deze trend zich nóg verder gaat ontwikkelen.

Planningsuitdaging

Daarnaast wordt arbeid de komende jaren flexibeler. Er zal meer ruimte ontstaan voor het individu om zijn tijd zelf in te vullen zoals dat voor hem prettig is. Daarvoor is goed inzicht essentieel: is mijn collega nu aan het werk of niet? Voldoen werknemers aan de verwachtingen van de hoeveelheid output die ze moeten verzetten. Is de planning op orde? Zijn er voldoende mensen op locatie en beschikken zij over voldoende skills? Dit zijn uitdagingen die flexibiliteit van arbeid met zich meebrengt, vooral op het gebied val planning en samenwerken.

Wat een mooi vak, HR. We merken dat het vak veranderd is en dat er – vooral door de nieuwere generaties – andere verwachtingen zijn van HR. Ook krijgen HR-specialisten steeds hogere functies in het bedrijfsleven. Het is tof om die vooruitgang te zien. Ik nodig jullie allemaal uit om ook eens terug te gaan in de tijd en stil te staan bij hoe jouw bedrijf of jouw vak is veranderd. Ik zie in ieder geval heel veel mooie ontwikkelingen en kijk met veel enthousiasme uit naar wat de toekomst ons gaat brengen.