Luc Steensels, Randstad

Correcte loonberekeningen vragen exacte registratie van afwezigheden. Precies daar liep het bij Randstad niet altijd even efficiënt en correct. De registratie gebeurde op papier, waardoor bij de loonberekening soms fouten werden gemaakt. De prestaties van de medewerkers werden niet systematisch geregistreerd, waardoor de HR-afdeling zelf de gegevens (inclusief vakantiedagen, die via een formulier werden aangevraagd) moest invoeren in het loonverwerkingspakket. “De administratieve rompslomp kostte ons veel tijd en de manuele invoering van gegevens bij de loonafsluiting zorgde voor een verhoogde kans op fouten,” zegt Sylvie Robyn, Manager Personnel & Salary Administration. “In 2006 telde onze dienst 3 medewerkers voor het verwerken van de gegevens van 1.300 personeelsleden. De werkdruk was enorm.”

Snelle groei vergt flexibiliteit

Overigens hadden de medewerkers geen zicht op hun eigen dossier, zoals het aantal resterende vakantiedagen, wat tot aarzelingen leidde in de flexibiliteit die men aan de dag legde. “Vakantie aanvragen via een formulier was niet alleen voor ons, maar ook voor de medewerkers lastig,” zegt Sylvie Robyn. “Soms raakte het formulier verloren en moest men bij de personeelsdienst aankloppen, wat onze werkdruk verhoogde.” Randstad maakte in die jaren ook een sterke groei door. Het aantal medewerkers steeg van 1.300 naar 1.700 en het aantal kantoren zat in de lift (vandaag telt België 250 kantoren). Snelle groei in een concurrentiële markt vergt flexibiliteit van een organisatie. Randstad had nood aan een transparante oplossing voor de registratie van afwezigheden.” Protime's workforce management systeem sprak het management van Randstad aan. Het projectplan dat Protime voorstelde, versterkte het geloof van het management in de Software as a Service (SaaS)-benadering van Protime.

Raadpleeg hieronder voor de volledige case

• Randstad