Effectief HR-beleid volgens Peter De Waegeneer, Barry Callebaut

Peter De Waegeneer en Lien De Cnop sturen als respectievelijk Human Resources Director Europe en Head of European Support Service Center bij Barry Callebaut Belgium NV het ganse Europese HR-beleid aan bij de multinational. Het is de perfecte combinatie van jarenlange ervaring en jeugdig enthousiasme met éénzelfde focus. In het bezoekerslokaal op de bovenste verdieping van een van de kantoorgebouwen, met een prachtig bijna 360 graden uitzicht over de productiesite en de groene omgeving, doen zij hun Europese verhaal. “Vier jaar geleden hebben wij samen met een externe consultant een analyse gemaakt rond alle HR-activiteiten binnen onze Europese vestigingen: wie is met wat bezig, hoeveel tijd wordt daaraan gespendeerd, met welke systemen wordt er gewerkt, enzovoort. Daar zijn een aantal zeer goede conclusies uitgekomen en die werden vervolgens vertaald in een driejarenplan om effectief de efficiëntie en de service delivery van onze HR-afdelingen te verbeteren. Lien is vanaf de opstart fulltime met dit project bezig, de andere leden van de werkgroep naast hun andere werkzaamheden.”

Entrepreneurship

De Europese uitdaging was niet eenvoudig: vrijwel elk Europees land had zijn eigen personeelsbeleid, dat zelfs binnen hetzelfde land nog enorm kon verschillen van de ene productiesite tot de andere. “Er werd ook nog zéér veel manueel werk verricht”, herinnert Lien zich. “Gevolg: als je cijfers nodig had voor een of andere rapportering, was dat allemaal zeer time consuming.” Voor time & attendance werd resoluut gekozen voor Protime. “Die keuze werd ingegeven door de ervaring die we met Protime hebben in België, door de functionaliteit en de mogelijkheden. Vandaag werken wij met Protime in België, Nederland en de UK, en Frankrijk en Duitsland volgen in de zeer nabije toekomst. De bedoeling is om op een bepaald moment in geheel West- en Oost-Europa één time & attendance-platform te hebben: Protime. Waarom? Wel, een van onze bedrijfswaarden is entrepreneurship, dat moedigen we aan bij onze medewerkers en dat willen we ook zijn naar onze klanten toe. Protime kwam naar ons toe en zei: 'Misschien kunnen wij met jullie meedenken in dit verhaal, want uiteindelijk hebben wij ook wel plannen om internationaler te gaan met ons pakket, om voor die expansie te gaan'. Wij hebben uiteraard ook elke keer naar oplossingen gekeken die worden gebruikt in het buitenland, maar in al onze filialen waar Protime werd geïmplementeerd, kregen wij de feedback van: 'Dit is oké', 'Dit is gebruiksvriendelijk', 'Dit heeft de functionaliteiten die we verwachten, er zitten geen kinderziektes in, geen bugs, het wordt ook goed ondersteund, is flexibel qua parametrisatie, qua vragen die wij hebben'.”

Alles kan...

En hoe kijken Peter De Waegeneer en Lien De Cnop terug op de afgelopen drie jaar? “Protime heeft in ons geval vooral het voordeel dat je er zo ver en zo breed in kunt gaan als je zelf wilt. De opzet is niet in al onze Europese fabrieken hetzelfde: sommige gebruiken Protime puur naar verloning toe, maar we hebben ook locaties waar op basis van tikkingen de kostprijs van producten wordt berekend, waar wordt gekeken hoe lang een ploeg aan een bepaalde run heeft gewerkt. Het kan allemaal.” “Wij kiezen er voorlopig voor om Protime op onze servers te laten draaien, maar ook de SAAS (Software as a Service) -oplossing kan op termijn voor ons interessant zijn”, vult Peter De Waegeneer aan. “Ik zie vooral veel voordelen in het aanduiden van één persoon op wie alle Europese HR-medewerkers kunnen terugvallen voor support. Lien kan de andere vestigingen helpen met rapporteringen, technische vragen, nieuwe programmeringen,... Wij zijn in Engeland onlangs overgegaan van een betaling op weekbasis naar een maandelijkse cyclus. Lien en de lokale HR-medewerkster hebben de switch helemaal alleen tot een goed einde gebracht. Voor zulke dingen hoeven we niet bij Protime te gaan aankloppen. En hoeven we dus ook geen rekening te verwachten natuurlijk (lacht).”

Raadpleeg de volledige case hieronder

• Barry Callebaut